In der heutigen digitalen Welt ist Sicherheit nicht nur eine Option, sondern ein Muss – besonders wenn es um Plattformen wie SharePoint geht. Unternehmen speichern dort sensible Daten, arbeiten kollaborativ an Projekten und teilen Informationen sowohl intern als auch extern. Doch genau hier lauern die größten Risiken. Die richtige Sicherheitsstrategie kann nicht nur Datenverluste verhindern, sondern auch Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden schaffen.

Warum SharePoint-Sicherheit so wichtig ist

SharePoint ist mehr als nur ein Dateispeicher. Es ist ein zentraler Hub für Zusammenarbeit, Kommunikation und Geschäftsprozesse. Ein Sicherheitsvorfall kann hier nicht nur den Datenbestand gefährden, sondern ganze Arbeitsabläufe lahmlegen. Hacker, versehentliche Datenlöschungen oder unzureichend gesicherte Zugriffsrechte können enorme Schäden verursachen. Daher lohnt es sich, die Sicherheitsstrategie von Anfang an durchdacht zu planen.

Zugriffskontrollen verstehen

Einer der zentralen Aspekte der SharePoint-Sicherheit ist die Zugriffskontrolle. Wer darf welche Dateien sehen, bearbeiten oder löschen? Es ist verlockend, alles einfach für alle verfügbar zu machen, aber das ist ein Sicherheitsrisiko. Nutze Gruppenrechte statt individueller Berechtigungen, um den Überblick zu behalten. Denk daran: Weniger ist mehr.

Multi-Faktor-Authentifizierung einsetzen

Ein Passwort alleine ist heutzutage oft nicht genug. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Selbst wenn ein Passwort gestohlen wird, können Angreifer ohne den zweiten Faktor nicht auf das Konto zugreifen. MFA ist daher ein Muss für alle Benutzer, die auf SharePoint zugreifen.

Verschlüsselung auf allen Ebenen

Daten sollten immer verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. SharePoint Online bietet standardmäßig Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung. Für Unternehmen mit besonders sensiblen Daten kann eine zusätzliche Verschlüsselungsebene sinnvoll sein. Verschlüsselung schützt Daten auch dann, wenn physische Speichermedien verloren gehen oder gestohlen werden.

Regelmäßige Backups durchführen

Backups sind die Lebensversicherung für Ihre Daten. Ein sauberer Backup-Plan stellt sicher, dass Informationen selbst nach einem Angriff oder einem versehentlichen Löschen wiederhergestellt werden können. Automatisierte Backups und die Speicherung an mehreren Standorten erhöhen die Ausfallsicherheit erheblich.

Sensible Daten identifizieren und klassifizieren

Nicht alle Daten sind gleich sensibel. Die Klassifizierung von Informationen hilft, Schutzmaßnahmen gezielt einzusetzen. Dokumente mit Kundeninformationen oder Finanzdaten benötigen stärkere Sicherheitsvorkehrungen als allgemeine interne Mitteilungen.

Berechtigungen regelmäßig überprüfen

Wer einmal Zugriff hat, sollte nicht automatisch dauerhaft Zugriff behalten. Regelmäßige Überprüfungen der Berechtigungen verhindern, dass ehemalige Mitarbeiter oder ungenutzte Konten ein Risiko darstellen. Ein automatisierter Review-Prozess kann hier viel Aufwand sparen.

Sicherheitsrichtlinien für externe Benutzer

Viele SharePoint-Umgebungen nutzen externe Benutzer für Projekte oder Kunden. Es ist entscheidend, klare Richtlinien für diese Zugriffe zu haben. Externe Konten sollten zeitlich begrenzt, restriktiv und transparent verwaltet werden.

Schutz vor Ransomware

Ransomware ist eine der größten Bedrohungen für Unternehmen. SharePoint ist nicht immun. Ein wirksamer Schutz umfasst nicht nur Backups, sondern auch Anti-Malware-Scanner, regelmäßige Updates und Schulungen der Benutzer. Prävention ist hier deutlich günstiger als Schadensbegrenzung.

Updates und Patch-Management

Ein veraltetes System ist wie ein offenes Fenster für Angreifer. Regelmäßige Updates und Patches schließen bekannte Sicherheitslücken. Bei SharePoint Online übernimmt Microsoft viele dieser Aufgaben, aber bei On-Premises-Installationen ist Eigeninitiative gefragt.

Nutzung von Sicherheits- und Compliance-Tools

Microsoft bietet zahlreiche Werkzeuge zur Sicherheitsüberwachung und Compliance-Prüfung. Tools wie Microsoft Defender for Office 365 oder Data Loss Prevention (DLP) helfen, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Datenverluste zu verhindern. Wer diese Möglichkeiten nutzt, ist klar im Vorteil.

Schulung der Mitarbeiter

Technologie allein reicht nicht. Viele Sicherheitsvorfälle entstehen durch menschliches Versagen. Regelmäßige Schulungen sensibilisieren Mitarbeiter für Phishing, unsichere Passwörter oder unsachgemäße Freigaben. Ein aufgeklärtes Team ist die beste Firewall.

Audit-Trails und Protokollierung

Transparenz ist ein wichtiger Faktor der Sicherheit. SharePoint bietet die Möglichkeit, Aktivitäten zu protokollieren. Wer wann auf welche Datei zugegriffen hat, sollte nachvollziehbar sein. Audit-Trails helfen nicht nur bei Sicherheitsvorfällen, sondern auch bei Compliance-Anforderungen.

Mobile Sicherheit berücksichtigen

In modernen Arbeitsumgebungen greifen viele Mitarbeiter über mobile Geräte auf SharePoint zu. Sicherheitsrichtlinien sollten daher auch mobile Endgeräte einschließen, zum Beispiel durch Mobile Device Management (MDM), VPN-Zugriffe und Gerätesperren.

Cloud vs. On-Premises – Sicherheitsaspekte

Die Entscheidung zwischen SharePoint Online und einer On-Premises-Installation beeinflusst die Sicherheitsstrategie erheblich. Online profitieren Unternehmen von regelmäßigen Updates und integrierten Sicherheitsfunktionen, während On-Premises mehr Kontrolle, aber auch mehr Verantwortung bedeutet.

Kontinuierliches Monitoring

Sicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Kontinuierliches Monitoring erkennt Anomalien frühzeitig, ob es sich um ungewöhnliche Login-Versuche, ungewöhnliche Dateiänderungen oder andere Sicherheitsereignisse handelt. Wer hier proaktiv handelt, verhindert größere Schäden.

Sicherheitsbewertung und Anpassung

Die Bedrohungslandschaft ändert sich ständig. Sicherheitsstrategien sollten regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden. Ein jährlicher Sicherheitscheck oder ein externes Audit kann helfen, Schwachstellen zu identifizieren und zu schließen.

Fazit

Moderne SharePoint-Umgebungen bieten enorme Vorteile für Zusammenarbeit und Effizienz, aber sie bringen auch Risiken mit sich. Die richtige Sicherheitsstrategie kombiniert technologische Maßnahmen wie MFA, Verschlüsselung und Monitoring mit organisatorischen Prozessen wie Mitarbeiter-Schulungen, Berechtigungsmanagement und regelmäßigen Audits. Wer Sicherheit von Anfang an ernst nimmt, schützt nicht nur seine Daten, sondern auch sein Unternehmen vor teuren Schäden und Reputationsverlusten.